A resposta curta
Uma reunião de início de turno funciona quando dura poucos minutos, se faz de pé junto ao quadro da equipa e segue sempre a mesma agenda: segurança, qualidade, o desempenho do turno anterior, o plano do turno que começa e os problemas em aberto. O objetivo não é informar a equipa. É pô-la a olhar para os mesmos números, todos os dias, e decidir o que fazer com eles.
Na fábrica onde fui responsável de Melhoria Contínua, as reuniões duravam cerca de 6 minutos. Numa área piloto, as horas extraordinárias caíram 67% nas quatro semanas seguintes, com o mesmo volume de produção. Conto o caso completo em Reuniões de início de turno de 6 minutos. Neste artigo explico como montar a reunião, passo a passo.
Para que serve, e para que não serve
A reunião de início de turno serve para três coisas: alinhar o plano do turno, mostrar como correu o anterior e pôr os problemas em aberto na mão de alguém. Tudo o que não cabe nestas três coisas deve ir para outro momento.
Na prática, isto quer dizer que a reunião:
- não é uma reunião de resolução de problemas. Quando aparece um problema que precisa de análise, regista-se no quadro, com um responsável e uma data, e trata-se fora da reunião;
- não é o momento para comunicados gerais da empresa. Se forem curtos, cabem no fim; se não forem, merecem um momento próprio;
- não é uma reunião das chefias à frente da equipa. Quem fala sobre o turno é quem o fez.
O que a reunião faz bem, e mais nenhum instrumento faz tão barato, é criar um ritmo. Todos os dias, à mesma hora, a equipa olha para o mesmo quadro. Ao fim de poucas semanas, as pessoas começam a chegar à reunião já a saber o que vai lá estar.
A agenda de 6 minutos
A agenda é sempre a mesma, pela mesma ordem, e começa pela segurança. A ordem importa: quando a reunião começa pela produção, a mensagem implícita é que a quantidade vem primeiro.
| Tema | O que se diz | Tempo indicativo |
|---|---|---|
| Segurança | Incidentes ou quase-acidentes desde o último turno, e um alerta para o turno de hoje | 1 minuto |
| Qualidade | Defeitos, reclamações ou bloqueios do turno anterior | 1 minuto |
| Desempenho | Plano e realizado do turno anterior, por máquina: o que correu bem e onde se falhou | 2 minutos |
| Plano | O que tem de sair hoje e como se distribuem as pessoas | 1 minuto |
| Pontos críticos | Faltas de material, mudanças de série críticas e problemas em aberto no quadro | 1 minuto |
| Sugestões | Uma ideia de melhoria, se houver, no fim | o tempo que sobrar |
Os tempos da tabela são ilustrativos (são os do kit gratuito no fim deste artigo): servem para dar uma ideia do peso de cada tema. O que conta é a soma ficar perto dos 6 minutos e a reunião nunca passar dos 10. Uma reunião que se arrasta perde as pessoas, e depois perde-se a si própria.
Dois pormenores fazem diferença. O primeiro: segurança e qualidade na mesma agenda que a produção. Mostrar só a produção pode levar a privilegiar a quantidade. Com os três temas lado a lado, o desempenho é acompanhado de forma equilibrada. O segundo: o espaço para sugestões no fim. É curto, mas diz à equipa que as ideias dela têm um sítio para entrar.
O quadro que a reunião usa
A reunião é tão boa como o quadro que tem à frente: sem números atualizados, transforma-se numa conversa. O quadro da equipa fica no posto, ou o mais perto possível, e não no gabinete.
O que pôr no quadro:
- O plano e o realizado, por máquina e por turno. É o elemento central. Cada equipa vê o seu desempenho em condições comparáveis com o das outras, e isso cria uma comparação saudável entre turnos.
- Um resumo da semana anterior, com a mesma divisão, para se ver a tendência e não só o dia.
- Os indicadores de segurança e de qualidade, com a mesma visibilidade que a produção.
- A lista de problemas em aberto, com três colunas: o problema, quem trata, até quando.
- Um espaço para sugestões, que não pode ficar vazio durante meses sem resposta.
O que deixar de fora: indicadores que a equipa não consegue influenciar, gráficos que só a chefia percebe e números com mais de uma semana. Um quadro com vinte indicadores não é lido. Com cinco ou seis, é.
Desenvolvo este tema em Gestão visual na produção, com o que separa um quadro que se usa de um quadro que se ignora.
Quem conduz, onde e quando
Conduz o responsável de turno, junto ao quadro, nos primeiros minutos do turno, e com a equipa toda de pé. De pé não é um pormenor: é o que mantém a reunião curta.
- Quem conduz. O responsável de turno, ou o chefe de equipa. A chefia acima pode assistir, sobretudo nas primeiras semanas, mas não conduz. Se for a chefia a falar, a reunião passa a ser dela.
- Onde. Junto ao quadro, no posto ou na área. Se o ruído não deixar, num sítio próximo, mas nunca numa sala longe da produção.
- Quando. No início do turno, antes de as máquinas arrancarem, ou na passagem de turno, com quem sai e quem entra. A segunda opção é útil quando a passagem de informação entre turnos é o problema principal.
- Quem atualiza o quadro. A própria equipa, sempre que possível. Um quadro preenchido pela chefia é lido pela chefia.
Os erros que transformam a reunião numa perda de tempo
Quase todas as reuniões de turno que morrem morrem pelos mesmos motivos: duram demais, não têm números ou não dão resposta aos problemas que a equipa levanta.
- Resolver problemas na reunião. Começa com boa intenção e acaba numa reunião de 25 minutos com metade da equipa a olhar para o relógio. O problema regista-se e trata-se depois.
- Números atrasados. Se o realizado de ontem só fica disponível daqui a três dias, a reunião discute o passado. Às vezes o primeiro trabalho é mesmo esse: pôr os dados no quadro a tempo. É aqui que uma automação de relatórios simples pode ajudar.
- Problemas sem resposta. Se a equipa levanta o mesmo problema durante três semanas e nada acontece, deixa de o levantar. A lista de problemas em aberto só funciona se as chefias a tratarem.
- Só produção. Já disse acima: sem segurança e qualidade, a reunião empurra para a quantidade.
- Fazer quando dá jeito. A reunião que se salta quando há pressa é a primeira a desaparecer. O valor está no ritmo.
- Apontar o dedo. Mostrar o desempenho por turno cria comparação. Se a comparação for usada para culpar, as pessoas deixam de querer ver os números.
Como arrancar: uma área piloto, quatro semanas
O melhor arranque é numa só área, com uma equipa disponível e um responsável de turno que acredite na ideia, durante quatro semanas, antes de alargar.
- Escolher a área. De preferência, uma área onde o cumprimento do plano seja um problema visível e onde os dados de produção por máquina já existam.
- Preparar o quadro com a equipa. Mostrar uma proposta e ajustar com quem o vai usar: os indicadores, o formato, o sítio. É a melhor forma de a equipa o sentir como seu.
- Explicar o porquê. Antes da primeira reunião, explicar o que se pretende e o que não se pretende. Sobretudo, que não é para encontrar culpados.
- Acompanhar no terreno. Nas primeiras semanas, estar presente nas reuniões, ajudar quem conduz e ajustar a agenda.
- Medir antes e depois. Escolher um ou dois indicadores que a reunião deve influenciar, como as horas extraordinárias ou o cumprimento do plano, e comparar as semanas antes com as semanas depois.
Uma área piloto bem feita é também o melhor argumento para alargar: as outras equipas veem a reunião a funcionar ao lado.
Como saber se está a resultar
A reunião está a resultar quando a equipa chega a ela a saber o que vai ser discutido, os problemas em aberto têm resposta e os indicadores do plano melhoram. Há sinais que aparecem antes dos números.
- As pessoas comentam o desempenho dos turnos sem ninguém perguntar.
- O responsável de turno conduz sem ajuda.
- A lista de problemas em aberto muda de semana para semana.
- A passagem de informação entre turnos melhora: menos surpresas no início do turno.
No caso que referi, ouviram-se comentários no chão de fábrica sobre a comparação entre turnos, e os responsáveis confirmaram que as equipas passaram a acompanhar com mais atenção o cumprimento do plano diário. A queda das horas extraordinárias veio depois. É um resultado de uma área piloto e de um período curto, e trato-o como um bom indício, não como uma regra.
Um modelo para começar amanhã
Preparei um kit gratuito com a agenda de 6 minutos, um modelo de quadro de equipa e a folha de plano e realizado por máquina e por turno. Pode pedi-lo em Kit da reunião de início de turno.
A reunião de início de turno é uma das ferramentas da gestão visual e do 5S que se mantém: o quadro, a reunião e os postos organizados reforçam-se uns aos outros. Para ver onde encaixa no resto da Melhoria Contínua, o guia O que é Melhoria Contínua explica a lógica completa. E se quiser ajuda para pôr a reunião a funcionar e mantê-la, a Melhoria Contínua como serviço acompanha a equipa no terreno, alguns dias por mês.
