Serviço
Automação de relatórios
1 a 2 semanas
O problema
“Há alguém a perder horas a fazer relatórios em Excel.”
O problema
Todas as semanas, alguém copia dados de vários ficheiros, cola, corrige fórmulas e formata o mesmo relatório. É trabalho que não acrescenta valor, está sujeito a erros e fica dependente de uma pessoa: quando ela falta, o relatório não sai, e quando sai ninguém sabe bem de onde vem cada número.
O que inclui
- Levantamento do relatório atual: de onde vêm os dados, que contas se fazem e quem o usa
- Automatização da recolha e do tratamento com Power Query ou Python
- Validações automáticas que avisam quando faltam dados ou aparecem valores estranhos
- Resumo em texto escrito com apoio de IA, quando acrescenta, sempre a partir de regras definidas por si
- Documentação simples de cada passo, para qualquer pessoa perceber o que o relatório faz
- Passagem a quem vai usar e manter o relatório
Como funciona
Mapear o relatório atual
Sento-me com quem o faz e registo cada passo, cada ficheiro e cada conta, incluindo as correções que se fazem “de cabeça”.
Automatizar
A recolha, as contas e a formatação passam a correr sozinhas, com validações em cada ponto frágil.
Validar lado a lado
Durante algumas edições, o relatório automático e o manual correm em paralelo até baterem certo.
Passar à equipa
Fica a documentação e a formação para que o relatório não dependa de ninguém em particular, nem de mim.
Do Excel manual ao relatório que sai sozinho
Automatizar um relatório é tirar as mãos do caminho entre os dados e o resultado. Na maior parte dos casos, o relatório semanal de produção faz sempre as mesmas coisas: abre os mesmos ficheiros, filtra as mesmas linhas, faz as mesmas contas e cola os resultados no mesmo sítio. Tudo isso pode correr sozinho, com Power Query no próprio Excel ou com um pequeno programa em Python.
O que não se pode automatizar sem pensar são as correções que a pessoa faz “de cabeça”: a linha que se ignora porque foi um teste, o turno que se junta ao seguinte, o produto que tem outro código. Por isso o primeiro passo é sempre sentar-me com quem faz o relatório e escrever essas regras. Ficam documentadas e deixam de depender da memória de alguém.
A IA escreve o código, o processo define as regras
Uso IA para encurtar o tempo entre a ideia e a ferramenta, não para decidir o que medir. Desenvolvi ferramentas de análise de dados com apoio de IA (Lovable e Claude Code) para uma fábrica de cabos. Uma delas foi desenhada para detetar cada relatório de qualidade novo das linhas de extrusão numa pasta partilhada, tratar os cabeçalhos, normalizar os dados, calcular médias móveis, desvio padrão e Cp/Cpk e classificar a produção como conforme, em alerta ou não conforme.
A lição dessa experiência aplica-se a qualquer automação: a IA escreve o código muito mais depressa, mas os indicadores, os limites e os critérios de alerta vêm de quem conhece o processo. Uma automação feita sem essas regras produz números rápidos e errados.
Validar antes de confiar
Um relatório automático só substitui o manual depois de os dois darem o mesmo resultado. Durante algumas edições correm lado a lado. Quando há diferenças, descobre-se quase sempre uma regra que ninguém tinha escrito. É também nessa fase que se acrescentam as validações: avisos quando falta um ficheiro, quando um valor sai fora do normal ou quando a estrutura dos dados muda.
O que muda depois
- As horas que se gastavam a montar o relatório passam a ser usadas a analisá-lo.
- O relatório sai sempre da mesma forma, mesmo quando quem o fazia está de férias.
- Os erros de copiar e colar desaparecem e os dados estranhos ficam assinalados.
- Sabe exatamente de onde vem cada número.
A quem se destina
Para quem é
- Empresas com relatórios repetitivos (diários, semanais ou mensais) feitos à mão em Excel.
- Chefias de produção, qualidade ou planeamento que perdem horas por semana com reporting.
Para quem não é
- Relatórios feitos uma vez por ano ou que mudam de formato a cada edição: aí não compensa automatizar.
- Quem procura um sistema novo de gestão: a automação trabalha sobre o que já existe.
Perguntas frequentes
Os dados da empresa saem para fora?
Não é preciso. A automação corre nos computadores ou servidores da empresa. Quando faz sentido usar uma ferramenta de IA externa, é só com os dados que a empresa autorizar.
Tenho de deixar de usar Excel?
Não. Se o relatório vive em Excel, pode continuar em Excel, só que sem trabalho manual.
E se o formato dos ficheiros mudar?
Os pontos frágeis ficam identificados e documentados, e as validações avisam quando algo deixa de bater certo, em vez de produzir um relatório errado em silêncio.
Onde entra a IA?
Sobretudo a escrever e a testar o código da automação mais depressa e, quando é útil, a redigir o resumo do relatório. As regras, os limites e os critérios são sempre definidos por quem conhece o processo.
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Sem custo. Percebo o problema principal e digo-lhe se este é o serviço certo, ou se faz mais sentido começar por outro lado.