Gestão visual na produção: o que pôr no quadro e o que deixar de fora

A resposta curta

Gestão visual é organizar a fábrica de forma que qualquer pessoa perceba num relance se está tudo bem ou se há um problema, sem perguntar nem abrir um ficheiro. Um lugar vazio no quadro de ferramentas, uma máquina a vermelho no plano do turno, uma marca no chão onde não devia estar uma palete: são sinais que se leem em segundos.

O objetivo não é decorar as paredes com gráficos. É encurtar o tempo entre um problema acontecer e alguém dar por ele. Quanto mais curto esse tempo, mais barato é resolver.

Os três níveis da gestão visual

A gestão visual aplica-se em três níveis: o posto de trabalho, a equipa e a fábrica. Cada nível responde a uma pergunta diferente, e os três reforçam-se.

No posto, a gestão visual é sobretudo o 5S levado até ao fim: normalizar o estado padrão para que o desvio salte à vista. Na equipa, é o quadro e a reunião de início de turno. Na fábrica, são os indicadores que a direção acompanha, de preferência com os mesmos números que as equipas veem.

No posto: o padrão que se vê num relance

No posto, a gestão visual funciona quando uma ferramenta em falta, um material fora do sítio ou um passo esquecido se veem sem ter de procurar. É o quarto S, normalizar, e é o que decide se o 5S dura.

Num dos postos-piloto onde trabalhei, as ferramentas de uma linha de extrusão estavam em armários sem identificação e eram partilhadas com outras máquinas. O armário novo passou a ter uma posição numerada para cada ferramenta. Uma posição vazia passou a ser um sinal, e não um mistério. Junto com o fim da partilha, as paragens por falta de ferramenta passaram de quase 8 horas por mês para zero. O caso completo está em 6S numa linha de extrusão.

Os instrumentos mais comuns no posto:

• Silhuetas ou posições numeradas para ferramentas e acessórios;
• marcações no chão para zonas de material, passagem e segurança;
• etiquetas com o conteúdo de cada gaveta, armário ou estante;
• instruções de trabalho visuais, com fotografias, junto ao sítio onde a tarefa se faz;
• limites mínimos e máximos marcados nos stocks junto à linha.

Na equipa: o quadro que se usa

O quadro de equipa funciona quando tem poucos indicadores, todos atualizados, todos influenciáveis pela equipa, e quando é usado numa reunião curta todos os dias. Sem a reunião, o quadro torna-se decoração em poucas semanas.

O que pôr no quadro:

1. Segurança. Dias sem acidentes, quase-acidentes registados, um alerta da semana.
2. Qualidade. Defeitos e bloqueios do turno ou do dia, com a causa principal.
3. Plano e realizado, por máquina e por turno. É o elemento central: a equipa vê o seu desempenho em condições comparáveis com as outras.
4. Problemas em aberto, com quem trata e até quando.
5. Sugestões de melhoria, e o que aconteceu a cada uma.

Na fábrica onde fui responsável de Melhoria Contínua, os quadros de equipa foram preparados e testados em máquinas das quatro áreas produtivas, e as reuniões de início de turno arrancaram numa área piloto. Nessa área, as horas extraordinárias caíram 67%, com o mesmo volume de produção. Explico como montar a reunião em Reunião de início de turno: como a fazer em 6 minutos.

O que deixar de fora

Fica de fora tudo o que a equipa não consegue ler em segundos ou não consegue influenciar. Um quadro com vinte indicadores não é lido; com cinco ou seis, é.

• Indicadores financeiros agregados. A margem do mês não diz à equipa o que fazer no turno de hoje.
• Gráficos complexos. Se precisam de explicação, não servem para o quadro. Um verde e vermelho por máquina diz mais.
• Dados antigos. O realizado de há duas semanas já não ajuda a decidir nada.
• Indicadores que ninguém pode mudar. Mostrar o preço da matéria-prima a quem opera uma máquina gera frustração, não ação.
• Avisos gerais. O quadro da equipa não é o placard de comunicados da empresa.

Uma regra prática: se uma pessoa de outra área parar dois minutos em frente ao quadro, deve perceber como está a correr o turno e o que está por resolver. Se não perceber, há informação a mais ou organização a menos.

Quadro físico ou ecrã?

Para a equipa, o quadro físico continua a ganhar na maioria das fábricas: está sempre ligado, não depende de rede e obriga alguém a escrever os números. O ecrã faz sentido quando os dados já vêm de um sistema e mudam ao longo do turno.

O ato de escrever o número no quadro tem valor: quem escreve repara nele. Um ecrã que se atualiza sozinho é mais rápido, mas é mais fácil de ignorar. Na prática, muitas fábricas combinam os dois: o quadro físico para a reunião e os problemas, e um dashboard de produção para os indicadores que vêm das máquinas ou do ERP.

O que não pode acontecer é ter números diferentes no quadro e no ecrã. Quando isso acontece, a discussão passa a ser sobre qual dos dois está certo, e não sobre o problema.

Os erros mais comuns

Os quadros acabam ignorados quase sempre pelas mesmas razões, e nenhuma tem a ver com o formato do quadro.

1. Ninguém atualiza. Se o quadro depende de uma pessoa e essa pessoa está de férias, o quadro para. A atualização tem de ter dono e um momento fixo.
2. O vermelho não gera ação. Se uma máquina está a vermelho há uma semana e nada acontece, a cor perde o significado. Cada vermelho precisa de uma resposta: quem trata, até quando.
3. O quadro é da chefia. Feito pela chefia, preenchido pela chefia, lido pela chefia. A equipa passa a olhar para ele como uma ferramenta de controlo.
4. Mostrar só a produção. Sem segurança e qualidade lado a lado, o quadro empurra para a quantidade.
5. Fazer em todas as áreas ao mesmo tempo. É mais difícil acompanhar e corrigir. Uma área piloto bem feita convence mais do que dez quadros por acabar.

Por onde começar

Comece por uma área e por um problema concreto, como o cumprimento do plano ou as paragens por falta de material, e construa o quadro com a equipa dessa área. A gestão visual não se compra feita: ajusta-se ao processo e às pessoas.

1. Escolher a área piloto e o problema que o quadro deve ajudar a resolver.
2. Garantir que os dados chegam a tempo: se o realizado de ontem não está disponível de manhã, esse é o primeiro trabalho.
3. Desenhar o quadro com a equipa e testá-lo durante algumas semanas antes de o fixar.
4. Pôr a reunião de início de turno a funcionar à volta do quadro.
5. Medir antes e depois, e só então alargar.

Para o posto de trabalho, a auditoria 5S de 10 minutos é um modelo gratuito que ajuda a manter o padrão. Para a equipa, o modelo de reunião de início de turno traz a agenda e um quadro para imprimir. Os exemplos neste artigo são ilustrativos da abordagem, e cada fábrica precisa de os adaptar.

A gestão visual e o 5S que se mantém é o serviço onde faço este trabalho com as equipas, do posto ao quadro. E o guia O que é Melhoria Contínua mostra onde a gestão visual encaixa no resto das ferramentas Lean.